Persbericht versturen – De ultieme handleiding
En bereik 15.000 journalisten en redacties met onze journalistendatabase voor PR
Een persbericht versturen klinkt simpel: je scoort ergens een lijstje e-mailadressen van journalisten, typt je nieuws uit en stuurt het op – toch komt er een stuk meer bij kijken. In dit artikel zetten we alle stappen op een rij voor het versturen van je persbericht en geven wij je tips en voorbeelden die je kans op succes bij het sturen van je persbericht vergroten. Bijvoorbeeld door het gebruiken van een PR-tool .
Hoe kan ik een een perslijst samenstellen?
Hoe maak ik een persbericht?
Wat moet ik doen voor het verzenden van mijn persbericht?
Hoe kan ik de resultaten van mijn persbericht analyseren?
Nabellen na je persbericht?
PR is een lange termijn investering
Wat je nog meer kunt doen: PR is meer dan persberichten versturen
Overweeg professionele hulp van een PR-bureau
Onze belangrijkste adviezen op een rij
Een perslijst maken
Een perslijst, medialijst of verzendlijst is een lijst van journalisten, bloggers, influencers en stakeholders die je wilt gaan benaderen met je persbericht. Het opstellen van een dergelijke lijst vergt onderzoek. Je kunt het ook niet doen en blind versturen, maar heeft weinig met public relations te maken; dat is simpelweg spammen.
Wie zet je op je perslijst?
Het samenstellen van een perslijst begint met gedegen onderzoek: Welke journalist, blogger of influencer is met jouw onderwerp bezig? En belangrijker nog: Wat schrijven of maken ze precies? Ons belangrijkste advies: maak tijd voor dit onderzoek. De kwaliteit van je vooronderzoek is een belangrijke voorspeller van succes van je PR-campagne. Lees van elke journalist op je lijst een aantal artikelen, bekijk de programma’s die ze maken of luister een paar afleveringen van hun podcast.
Mensen waarvan je zeker weet dat ze met relevante onderwerpen bezig zijn zet je op je lijst. Dit kun je natuurlijk gewoon in Excel doen, maar een goede PR-tool met een CRM (adresboek) heeft hierbij veel voordelen die hieronder nog aan bod zullen komen.
Hoe kom je aan adressen?
Waar veel mensen beginnen is met rondvragen of er mensen zijn die perslijsten hebben. Dit vinden wij niet de optimale strategie. Je krijgt vaak sterk verouderde gegevens. Gegevens van waar journalisten aan werken, voor wie ze werken en aan welke onderwerpen verouderen veel sneller dan je denkt. Irrelevante berichten versturen is erg vervelend voor journalisten en bovendien schadelijk voor je reputatie, dus pas daarmee op.
Veel journalisten plaatsen de contactgegevens online waar ze op benaderd willen worden met nieuws. Doen ze dat niet dan is daar meestal een reden voor. Niet alle journalisten zitten te wachten op persberichten. Een goede eerste stap is dus altijd om zelf de contactgegevens van de mensen op je perslijst op te zoeken. Kijk hiervoor in colofons, op sites van media waar ze voor werken en/of op hun social media kanalen.
Wij adviseren natuurlijk om een journalistendatabase aan te schaffen. Zoals gezegd verouderen de professionele gegevens van journalisten snel – en dat proces gaat steeds sneller – dus dan heb je het liefst een dataset die met liefde en aandacht wordt onderhouden door experts. Als je beseft dat PR een langetermijninvestering is dan haal je het er tiendubbel uit.
Niet spammen.
Vaak denken mensen die voor het eerst een persbericht verzenden: hoe langer de lijst van ontvangers, des te groter de kans op succes. Dit is aperte onzin. Bovendien is deze aanpak slecht voor je reputatie en storend voor journalisten.
Het succes van je persbericht hangt af van hoe goed je richt: hoe goed je je onderzoek doet. Een tweede belangrijke succesfactor is als de ontvanger je al kent. Dit is natuurlijk lastig als je net begint, maar dit is waarom wij zo stellig zeggen dat PR een langetermijninvestering is. Als je het goed doet en relevante berichten stuurt aan mensen die daar iets aan hebben, dan heb je misschien niet gelijk succes maar de volgende keer heb je vast en zeker meer kans om serieus genomen te worden en een publicatie te scoren.
Excel gebruiken of een PR-tool met een CRM (adresboek)?
Voor je eerste bericht kun je prima een perslijst in Excel bouwen. Public relations is echter een langetermijninvestering, dus als je het serieus aanpakt, dan zorg je ervoor dat de moeite die je in je eerste bericht hebt gestoken doorwerkt in je volgende berichten: investeer in je netwerk. Een goede PR-tool, CRM (adresboek) oplossing helpt je daarbij.
De belangrijkste voordelen van een CRM (adresboek) in een goede PR-tool zijn:
Je hebt een centrale plek om samen in te werken – een netwerk bouw je samen. Het komt vaak voor dat er verschillende versies van hetzelfde Excel-bestand rondgaan. Met een goede tool voorkom je dit.
De verzendgegevens en resultaten worden automatisch bijgehouden: je ziet van elke persoon alles wat je ze ooit hebt gestuurd, wat ze hebben geopend en welke links en bijlagen ze hebben geklikt.
Een adresboek dat helemaal op de PR-taak is gericht, zoals dat van Smart.pr, toont automatisch de artikelen bij de journalisten in je adresboek. Sla een naam op in Smart.pr en er verschijnen automatisch alle artikelen die online vindbaar zijn van deze persoon. Magisch toch?
Je kunt gemakkelijk notities maken en delen. Laat je collega’s bijvoorbeeld vooral weten als een journalist liever gebeld wordt of geappt, en dan het liefst voor 12 uur in de middag want daarna wordt er geschreven door deze persoon.
Lees hier onze uitgebreide handleiding over het maken van een perslijst.
Een persbericht schrijven
Als je je perslijst hebt opgezet, is het tijd om je persbericht op te stellen. Ook hier schreven wij een uitgebreide handleiding over. De beknopte versie met de meest belangrijke tips, vind je hieronder.
Waar moet ik op letten bij het versturen van mijn persbericht?
Een goed persbericht heeft een pakkende kop waarin de kern van je nieuwswaardigheid wordt uitgedrukt, een samenvattende eerste alinea, zoveel mogelijk details in de alinea’s die volgen en relevante (high res) bijlagen. Dit stappenplan voor het schrijven van je persbericht, kun je eigenlijk standaard doorlopen. Makkelijk toch? Nou nee, er zitten veel details aan die het succes kunnen maken of breken.
Het belangrijkste principe om te onthouden: de belangrijkste informatie eerst. Ga alle W’s en de H even langs. Waarom is het nieuwswaardig? Wat is het? Waar? Wanneer? Wie? En hoe?
Zorg daarnaast voor een persbericht dat prettig leest voor de journalist. Houd de tekst overzichtelijk en vermijd wollig taalgebruik. Journalisten zijn vaak druk dus een ingewikkeld persbericht met veel onnodige informatie, wordt over het algemeen niet op prijs gesteld.
Oh ja, en wees eerlijk. Journalisten prikken zo door opgeklopte bullshit heen, dat is namelijk hun baan.
De kop van je persbericht
Een goede kop prikkelt. Het hangt natuurlijk af van de journalist wat zijn of haar aandacht grijpt. Daarom is ook hier het belangrijkste advies: doe je huiswerk. Onderzoek van iedere ontvanger waar hij of zij echt mee bezig is.
Er zijn echter wel degelijk algemene adviezen te geven. Tips voor een goede kop van je persbericht zijn:
Leg de nadruk op de kern van je nieuwswaarde: Wat is nieuw, uniek of indrukwekkend?
Probeer binnen de tien woorden te blijven.
Probeer de relevante W’s en H erin te verwerken: Wie, Wat, Waar, Waarom, Hoe.
Overdrijf niet: nieuwste, grootste, uniek, beste zijn dooddoeners. Zeg alleen ‘eerste’ als het echt waar is.
Vermijd merknamen: ‘Nederlandse mode startup’ in plaats van ‘Mobly’
Probeer een verhaal te vertellen in één korte zin: Drie zussen zeilen de wereld rond voor goed doel
Neem je tijd: een uur besteden aan je titel is niet gek.
Vraag feedback.
Hier een paar voorbeelden van pakkende koppen van persberichten:
Rotterdamse bakker wint internationale innovatieprijs
Nederlandse mode app sluit 10 miljoenste gebruiker aan
Twee vrienden uit Alphen zetten wereldrecord hotdogs eten
Tachtigplusser uit Arnhem lanceert datingapp
Beurshandelaar opent pop-up store voor aandelen in Utrecht.
Meer tips over hoe je een goede kop voor je persbericht schrijft, vind je in dit artikel.
De eerste alinea van je persbericht
In tegenstelling tot een artikel in een magazine of krant is de eerste alinea van je persbericht geen inleiding – het is een samenvatting van je nieuws. De uitdaging van een goede eerste alinea is om je de kern van verhaal erin te verwerken terwijl je het zo kort mogelijk houdt. Probeer de vier W’s en de H van een nieuwsverhaal erin te verwerken (Wie, Wat, Waar, Waarom en H) en laat de nieuwswaarde van je verhaal eruit springen. Vertel dus het hele verhaal in een paar zinnen.
De tekst van je persbericht
Na de eerste alinea van je persbericht – die in essentie een samenvatting van je nieuws is – ga je dieper in op de details. Begin met de belangrijkste details eerst. Als je bijvoorbeeld een evenement organiseert, dan kun je na de eerste alinea het best beginnen met waarom je het organiseert en niet met wat voor een duurzame hapjes je serveert (tenzij het een event is omtrent duurzame hapjes).
Inspiratie nodig? Wij hebben een lijstje gemaakt met 11 mogelijke ideeën voor je volgende persbericht en voorbeelden van hoe het perfecte persbericht eruit zou kunnen zien.
De contactgegevens onder je persbericht
Het spreekt voor zich dat je contactgegevens moet toevoegen. Het dubbelchecken van feiten is een belangrijke journalistieke waarde, dus ze nemen graag contact op. Een veel gehoorde frustratie is dat journalisten die iets met een persbericht willen doen een out-of-office krijgen of dat er niet wordt opgenomen. Als je part-time werkt zorg er dan voor dat er goed wordt doorgeschakeld.
Je helpt journalisten ook door een boilerplate toe te voegen onder je contactgegevens. Met een boilerplate wordt in PR bedoeld: een standaardtekst waarin je kort uitlegt wat je bedrijf doet en waarom. Hou het bij een paar regels. Hier staan meer wat tips voor een goede boilerplate.
Het verzenden van je persbericht
E-mail is nog steeds veruit het meest gebruikte verspreidingskanaal voor persberichten. Veel journalisten gebruiken hun inbox als een belangrijke bron voor het vinden van nieuws. Bij het versturen van je persberichten is ons belangrijkste advies: wees persoonlijk, doe je huiswerk en niet spammen. Een persoonlijke benadering van een lijst journalisten zal tijd kosten, want je moet goed weten waar je ontvanger over publiceert, maar het is nou eenmaal de kern van elke public relations strategie: relaties bouwen.
De onderwerpregel van de e-mail
De onderwerpregel van je e-mail zal dicht bij de titel van je persbericht liggen. Je kunt er eventueel nog ‘Persbericht:’ voor zetten, zodat de ontvanger direct ziet dat het om een persbericht gaat en niet om een nieuwsartikel of notificatie.
Wij hebben een onderzoek gedaan naar de onderwerpregels van 24.000 persberichten. Wat we al wisten: de nieuwswaarde bepaalt alles. Maar we kunnen wel wat tips geven over welke woorden je wel en niet zo moeten gebruiken.
Het is geen gek idee om je onderwerpregel aan te passen op het vakgebied of de expertise van je ontvangers.
De introductie van de e-mail
Als een journalist je onderwerpregel heeft gelezen en besloten heeft om je e-mail te gaan lezen, dan werkt het goed als er een gepersonaliseerde introductietekst staat die eruitziet al een een normale e-mail. Een persoonlijke aanhef helpt hier natuurlijk bij. In Nederland is het niet gek om ‘Beste (voornaam)’ te gebruiken. In België is in sommige gevallen een wat formele benadering beter. Een goede PR-tool, CRM of nieuwsbrieftool helpt je met een persoonlijke aanhef voor een grotere groep ontvangers. Het kan natuurlijk ook met mail merge oplossingen van gewone e-mailprogramma’s in combinatie een spreadsheet, maar dit is vaak foutgevoelig.
De introductietekst is je kans om te laten merken dat je het werk van de journalist die je aanschrijft serieus neemt – en dat je dus je huiswerk hebt gedaan. Je kunt bijvoorbeeld inhaken op iets wat je van die persoon hebt gehoord, gezien of gelezen: “Ik las je stuk over X, daarom denk ik dat ons nieuws interessant voor je zou kunnen zijn.” Journa.com en Smart.pr en verschillende aanbieders van news-monitoring-diensten bieden daar goede tools voor.
Het persbericht in je e-mail
Voor leesgemak is het aan te raden om de tekst van het persbericht in de e-mail zelf te zetten, en dus niet alleen als bijlage te versturen. Het scheelt simpelweg tijd voor de ontvanger en vergroot de kans dat je nieuws wordt gelezen. Direct onder je gepersonaliseerde introductietekst kun je de inhoud van je persbericht plakken – eventueel met scheidslijntje of ander middel om het visueel van de introductie te onderscheiden.
Als je pakkend beeldmateriaal hebt dan is het zonde om dat weg te stoppen achter een link. Pas echter wel op dat de e-mail niet onnodig groot wordt. Voeg verkleinde versies toe in je e-mail en zet er downloadlinks bij voor het materiaal in hogere resoluties. Als je veel beeldmateriaal hebt: maak een keuze, zet niet alles in je e-mail.
Bijlagen bij de e-mail van je persbericht
Voeg zoveel mogelijk informatie toe aan je persbericht, maar doe dat op een slimme manier. Maak niet een persbericht van drie pagina’s of een e-mail van 20Mb. Voeg links toe waar journalisten die dieper willen graven terecht kunnen. Als je bijvoorbeeld de ruwe data van je onderzoek wilt delen zodat een journalist ermee kan spelen, voeg dan een link toe waar ze dat kunnen downloaden en verstuur het niet als grote bijlage in je e-mail.
Het helpt vaak om hoge kwaliteit beeldmateriaal mee te sturen als bijlage van je persbericht, zodat een krant, magazine of blog direct aan de slag kan met een mooi stuk. Achter materiaal aan mailen of bellen wordt soms als frustrerend ervaren. Ook hier geldt: verstuur grote bestanden als links en niet als bijlagen. Als je mooi beeldmateriaal hebt is het aan te raden om wel een low-res versie toe te voegen in de body van de e-mail. Een goede PR-tool regelt dit automatisch voor je. Lees ook ons uitgebreide artikel over afbeeldingen bij je persbericht.
Zorgen dat je e-mails aankomen
Als je met grotere regelmaat persberichten gaat versturen is het slim om op de deliverability van je e-mails te letten. Deliverability heeft te maken met de reputie van je domein (het stuk van je e-mailadres na de ‘@’). Blijf bijvoorbeeld niet e-mails sturen die bouncen (het e-mailadres klopt niet meer en de e-mails komen niet aan), dan gaat de reputatie van je domein omlaag. Dit komt veel vaker voor dan je zou denken.
Het is zelfs aan te raden om niet te blijven verzenden naar mensen die je e-mails niet openen. Dit kun je bijhouden met professionele verzendtools en PR-tools.
Eerder schreven we een stuk over het bijhouden en verbeteren van de deliverability van je persberichten. En we schreven ook een stuk over het gereedschap dat Smart.pr biedt om je adresboek op te schonen.
Je persbericht online publiceren en verspreiden via social media
Om het bereik van je persbericht te vergroten is het aan te raden om het ook online te publiceren. De meeste e-mail tools en PR-tools bieden een functie om een webversie van je e-mail te maken. Dit is aan te raden omdat het de drempel verlaagt voor ontvangers om je nieuws direct via social media te verspreiden. Bovendien is het natuurlijk handig om het nieuws via de social-media-kanalen van je eigen organisatie te verspreiden. Vergeet daarbij niet om aan je collega’s, investeerders en andere stakeholders te vragen om het ook even te verspreiden. Dit is gratis bereik. Bovendien vergroot het je kans dat iemand het tegenkomt die er iets mee gaat doen of het doorstuurt naar grote aantallen volgers.
Je eigen website, je blog of een aparte sectie voor je nieuws zijn daar logische plekken voor. Er zijn ook applicaties die je helpen om een newsroom aan je website te hangen, zoals Prezly, Pr.co en Presspage.
De resultaten van je persbericht analyseren
Het is aan te raden om bij te houden wie je persberichten openen, welke bijlages worden gedownload en welke links geklikt worden. Daarnaast is het doel van je persbericht natuurlijk dat de media iets met jouw nieuws doen, en dan het liefst op het positieve manier. Als je enig succes hebt met het verspreiden van je nieuws dan is het handig om dat succes goed in kaart te brengen. Deze kennis en relaties kun je goed gebruiken in volgende campagnes.
Wie bekijkt, opent en klik er op je persbericht?
Met een goede e-mail tool, bij voorkeur een tool die gericht is op persberichten en niet op massamailings, kun je bijhouden wie je bericht opent, wie de bijlagen downloadt en wie er op links in je e-mails klikt. Bij ontvangers waarvan je stellig overtuigd bent dat ze jouw nieuws interessant zouden moeten vinden (bijvoorbeeld journalisten die je kent, die eerder over je schreven of die over concurrenten of collega’s hebben geschreven), zou je kunnen overwegen om een reminder te sturen of op een andere manier contact op te nemen.
Aan de andere kant kun je dus ook zien wie het niet opent of klikt en welke adressen niet meer kloppen. Deze informatie is weer belangrijk om je reputatie te bewaken en de deliverability van je e-mails te verbeteren.
Het voordeel van een goede PR-tool is dat die in je adresboek precies bijhoudt wie je wanneer wat hebt gestuurd (denk aan de timing van je persbericht), of het goed is aangekomen in hun inbox, of ze het openden en of ze klikte op de links in de e-mail. Als je deze informatie goed gebruikt in je vervolgcampagnes kun je jouw bereik aanzienlijk vergroten.
Wie publiceert er over je nieuws?
Het is belangrijk om die publicaties die er over jouw nieuws verschijnen goed in kaart te brengen. Iemand die al een keer over je gepubliceerd heeft, is veel meer geneigd je volgende nieuws ook serieus te nemen dan iemand die je voor het eerste benadert. PR draait om het bouwen van relaties, dus met je eerste succes heb je ook gelijk het begin van je netwerk.
De meeste journalisten, bloggers en influencers laten het weten als ze iets met je nieuws gaan doen, dus dan is het goed te doen om overzicht te houden. Soms wordt het meegenomen in een groter stuk met meerdere verhalen van organisaties, soms zelfs pas een paar maanden later, en soms word je daar niet van op de hoogte gesteld. In de meeste gevallen kom je er dan via via, of via Google Analytics vanzelf achter.
Sla de publicatie goed op in je adresboek bij de persoon die het stuk heeft geschreven, jouw contactpersoon op de redactie of degene die het item heeft gemaakt. De volgende keer dat je deze persoon benadert is het natuurlijk handig om hieraan te refereren.
Indien je je goed in de kijker hebt weten te spelen met je nieuws en zoveel publicaties hebt gescoord dat je het overzicht verliest, dan is het handig om een monitoringsdienst te gebruiken. Bedrijven die veel in het nieuws zijn of veel aan PR doen gebruiken vrijwel altijd een professionele nieuwsmonitoringsdienst. Een groot voordeel is dat zo’n dienst vaak veel meer ziet dan je verwacht. Veel kleine blogs of social media die je anders over het hoofd zou zien komen op die manier op je radar. Bij de kleinere media liggen altijd goede PR-kansen omdat ze veel content moeten maken met beperkte middelen.
Smart.pr werkt bijvoorbeeld samen met Clipit en OBI4Wan, die het online en offline media, radio, televisie en social media voor je in de gaten houden met slimme zoekopdrachten. Smart.pr heeft bovendien ook een eigen zoekmachine in nieuws geïntegreerd, Journa.com, waarmee je publicaties over jouw merk kunt vinden.
Resultaten omzetten in lange termijn succes
De essentie van public relations is het bouwen van gunstige relaties. Als een journalist over jouw nieuws publiceert is dat het begin van een relatie. Hetzelfde geldt voor een journalist die zegt dat het interessant is maar niet voor nu. Een journalist die jou kent en jouw organisatie kent, is veel eerder geneigd om je volgende bericht te openen, te lezen en serieus te nemen (en dus om erover te publiceren).
Zorg dat je de reacties goed in kaart brengt in je adresboek. Wees ook behulpzaam naar journalisten toe. Als je een interessant artikel leest waar jij toevallig interessante informatie over hebt, of een vraag van journalist op Twitter, kijk dan of je die persoon kunt helpen.
Ook negatieve reacties op je e-mail zijn belangrijk om goed in kaart te brengen, want een journalist die een tweede keer wordt benaderd nadat hij heeft aangegeven geen interesse te hebben is niet goed voor de reputatie van jouw organisatie.
Nabellen na je persbericht?
De meningen verschillen sterk over of je journalisten moet nabellen nadat je ze al een persbericht hebt gestuurd. Journalisten wijzen nabellen regelmatig aan als een bron van ergernis. Aan de andere kant zeggen sommige PR-mensen er toch succes mee te boeken. Voor ons weegt de ergernis van journalisten zwaar. Dit kan schadelijk zijn voor je relatie en daarmee voor het succes van campagnes in de toekomst.
Moet je dan helemaal nooit nabellen? Wij denken dat het uitgangspunt moet zijn of je de journalist ermee helpt. Van een goede relatie kun je vaak goed inschatten of deze persoon nou echt iets zou hebben aan je nieuws of niet. Als je ervan overtuigd bent dat je iemand die je persbericht al heeft ontvangen daadwerkelijk helpt, omdat het nou eenmaal sappig nieuws is voor deze persoon, dan kun je zeker nabellen.
In sommige gevallen kan het zijn dat je nog nooit contact hebt gehad met iemand, maar dat die persoon al zoveel over jouw onderwerp, vakgebied of concurrenten heeft gepubliceerd, dat een gesprek hierover op zichzelf al interessant is voor beide partijen. Daarom nogmaals: goede PR begint met goed onderzoek. Als je het werk van een journalist serieus neemt dan zal hij of zij eerder geneigd zijn om ook jouw werk serieus te nemen. Klinkt logisch toch?
PR is een langetermijninvestering
Eenmalig een persbericht versturen aan een lange lijst ontvangers die je niet kent is geen public relations, dat is gewoon spammen. In PR gaan net zoals op veel andere vakgebieden de kosten voor de baten uit. Investeren in PR kost tijd en tijd kost geld, maar de enige manier waarop je echt iets zult hebben aan PR is door het serieus te nemen – en er dus tijd in te stoppen.
Eerder schreven wij een stuk over waarom wij geen eenmalige persberichten aanbieden bij Smart.pr en alleen maar jaarabonnementen aanbieden. Dit komt voort uit dezelfde overtuiging: PR werkt alleen goed als je het benadert als een langetermijninvestering.
PR is meer dan persberichten versturen
PR is veel meer dan het versturen van persberichten, PR is een vak. We schreven eerder een uitgebreid stuk op deze blog waarin we de vraag ‘Wat is public relations?’ zo volledig mogelijk proberen te beantwoorden. Alleen al aan de lengte van het stuk zie je dat het nog niet zo makkelijk is.
De essentie van public relations zou je kunnen omschrijven als het onderhouden en verbeteren van de relaties van de organisatie met haar omgeving. Die omgeving bestaat uit verschillende groepen en wordt soms ook wel ‘publieken’ genoemd of doelgroepen. Bij het versturen van persberichten worden de media ingezet om een verhaal te vertellen aan de publieken van die media, maar er zijn veel meer publieken (klantengroepen, journalisten, media, maatschappelijke groepen, werknemers, aandeelhouders, belangenorganisaties, vakbonden etc…) en er zijn veel meer middelen om die te bereiken.
PR-mensen houden zich tegenwoordig naast traditionele media bezig met social media, influencers, eigen content, branded content, adverteren en nog veel meer… Ze zetten hier ook veel verschillende middelen voor in. Ter inspiratie van wat je nog meer kunt doen dan het versturen van persberichten, hier een lijstje activiteiten van professionele PR-mensen:
Evenementen organiseren: productlanceringen, evenement omtrent maatschappelijke onderwerpen waar jouw organisatie een rol in speelt.
Persconferenties geven: een middel dat de regering veel inzet.
Onderzoeken doen: bijvoorbeeld naar trends en actuele maatschappelijk onderwerpen.
Experts van jouw organisatie in de media laten optreden om hun expertise te delen over bepaalde onderwerpen.
Je eigen mediakanalen optuigen: een blog (je leest dit op het Smart.pr Blog Over PR), een magazine, een Youtubekanaal, je social media kanalen.
Influencers inzetten om je boodschap te verspreiden.
Branded content en advertorials inkopen.
Hier ter inspiratie nog een mooie lijst PR-activiteiten.
Overweeg professionele hulp van een PR-bureau
Er zijn vele redenen om met een PR-bureau in zee te gaan. Eerder hebben we op deze blog de 6 belangrijkste redenen voor je op een rij gezet.
Public relations is een vak. En zoals met de meest vakgebieden loont het in veel gevallen om met professionals te werken. Zoals we hierboven al meerdere malen hebben aangehaald is PR ook een langetermijninvestering. Goed investeren in PR is moeilijk en kost tijd – maar als je het goed doet dan is de lange termijn opbrengst (de return on investment) – aanzienlijk.
Er zijn vele redenen om serieus te overwegen om een PR-bureau in te schakelen – ook als je denkt dat je slechts één keer een persbericht wilt versturen. Het kan namelijk goed zijn dat je kansen laat liggen. Een professional kan je in een paar minuten wijzen op kansen die er voor jouw organisatie liggen op de langere termijn. De meeste bureaus zullen je met open armen ontvangen voor een vrijblijvend gesprek; laat deze kans om je enigszins wegwijs te maken in het vak van public relations niet liggen.
Bovendien brengt het risico’s met zich mee om zelf persberichten versturen zonder te weten wat je precies doet. Een krakkemikkige campagne kan flinke reputatieschade opleveren. Het herstellen van een beschadigde reputatie kost vele malen meer tijd, geld en moeite dan het veroorzaken van de reputatieschade.
Onze belangrijkste adviezen op een rij
In dit artikel hebben we ons zoveel mogelijk beperkt tot algemene kennis uit het PR-vak. Als ontwikkelaar van de door PR-professionals hoogst gewaardeerde PR-tool, hebben wij natuurlijk ook een duidelijke mening over hoe wij het zouden aanpakken en waar wij op zouden letten bij het versturen van een persbericht. Onze belangrijkste tips voor het versturen van een persbericht op een rij:
Benader public relations en het versturen van persberichten als een langetermijninvestering en niet als een eenmalige e-mailbom.
Investeer in goede software:
Je hebt een adresboek nodig waar je goed in kunt samenwerken.
Je hebt een systeem nodig om je persberichten te verzenden naar lijsten ontvangers met de flexibiliteit om zo persoonlijk mogelijk te blijven in je berichten.
Een systeem dat je inzicht geeft in de resultaten van je campagnes zal je return on investment op langere termijn enorm vergroten.
And last but certainly not least: een systeem dat je helpt in je vooronderzoek: wie publiceerde wat? Lees hoe ons systeem je daarmee kan helpen.
Niet spammen. Doe altijd je vooronderzoek en schiet niet met hagel. Het is slecht voor je reputatie om persberichten te versturen naar journalisten die daar niet op zitten te wachten.
Investeer in een goede journalistendatabase:
Check hoe vaak de data wordt gecontroleerd: het veroudert veel sneller dan je denkt.
Werken met verouderde data kan je reputatie schade toebrengen.
Hier een artikel over waar je op moet letten bij een goede journalistendatabase.
Investeer in lange termijn PR
Overweeg een PR-bureau in de armen te nemen.
Vergeet niet dat PR meer is dan alleen persberichten versturen. Bedenk welke PR-middelen je verder nog kunt inzetten.
De 5 meest gemaakte fouten bij het versturen van persberichten
Om flaters te voorkomen hebben wij hier ook nog een lijstje met veel voorkomende fouten bij het versturen van je persbericht:
Het nieuws staat niet in de titel: zet je nieuws kort en bondig in de titel en in de onderwerpregel van je e-mail.
De inleiding bevat niet de kern: de inleiding van een persbericht is eigenlijk geen inleiding maar een samenvatting van je nieuws.
Wollig taalgebruik: journalisten houden van kort en to-the-point. Zij maken er wel een mooi verhaal van.
Gebrekkig vooronderzoek: goede PR begint met goed vooronderzoek. Lees van elke journalist tenminste 2 artikelen.
Niet genoeg inleven in de journalist: bedenk goed of een journalist echt op jouw verhaal zit te wachten. Stuur geen spam, dat is slecht voor je reputatie.